Politikken beskriver Epi-Centers egen behandling af personoplysninger. EasyPractices privatlivsmateriale erstatter ikke denne information.
1. Hvem er ansvarlig?
Epi-Center ApS er dataansvarlig for de personoplysninger, som Epi-Center behandler om kontakter, kunder og deltagere i individuelle forløb.
2. Hvilke oplysninger behandler vi?
Afhængigt af din kontakt og det aftalte forløb kan Epi-Center behandle:
- navn og kontaktoplysninger
- booking-, aftale- og betalingsoplysninger
- svar på relevante sikkerhedsskemaer og spørgeskemaer
- Baseline- og Re-check-oplysninger
- helbredsrelaterede oplysninger, som er relevante for det aftalte individuelle forløb
- relevant klient- og behandlerdokumentation
Vi tilstræber kun at behandle de oplysninger, der er relevante for det konkrete formål og forløb.
3. Hvorfor behandler vi oplysninger?
Oplysninger kan blive anvendt til booking og aftaleadministration, klientkommunikation, levering og tilpasning af aftalte ydelser, relevant dokumentation, kontinuitet i et individuelt forløb samt fakturering og administration, hvor det er relevant.
4. Booking og klientdokumentation
Epi-Center anvender EasyPractice til blandt andet booking, klienthåndtering, onboarding og relevant klientdokumentation. Oplysninger, der er relevante for et løbende forløb, kan derfor indgå i den enkelte klients dokumentation i EasyPractice.
5. Baseline og Re-check
Baseline skaber et struktureret individuelt udgangspunkt, og Re-check bruges efter sessionen til at sammenholde relevante oplysninger om oplevet status, respons og funktion. Ved et længere forløb kan relevante oplysninger indgå i klientdokumentationen, så klienten og behandleren kan følge udviklingen fra session til session.
Re-check er ikke en klinisk effektmåling og dokumenterer ikke, at en behandling har forårsaget en bestemt ændring.
6. EasyPractice
I EasyPractices databehandleraftale beskrives Epi-Center som kunde og dataansvarlig for de relevante klientoplysninger, mens EasyPractice behandler oplysningerne på Epi-Centers vegne som databehandler. Aftalen omfatter blandt andet klienthåndtering, journalføring, booking, kommunikation og helbredsoplysninger som en særlig kategori af personoplysninger.
Du kan også læse EasyPractices egen privatlivserklæring. Den erstatter ikke Epi-Centers oplysningspligt.
7. Virksomhedsforløb
Når en virksomhed køber et forløb, holdes den individuelle medarbejder- og klientrelation adskilt fra den almindelige koordinering med virksomheden. Virksomheden får ikke automatisk adgang til individuelle Baseline- eller Re-check-værdier, behandlingsnoter, klientjournal eller helbredsrelaterede oplysninger.
Kommunikation med virksomheden handler som udgangspunkt om administration, planlægning, deltagelseslogistik og generel koordinering af forløbet.
8. Papir under en session
Et blankt Baseline- og Re-check-skema kan blive udfyldt på papir under en session. Hvis Epi-Center ikke har behov for papiret som dokumentation, kan medarbejderen eller klienten beholde det. Relevante oplysninger, der skal indgå i det fortsatte klientforløb, kan i stedet blive dokumenteret i EasyPractice. Denne politik beskriver ikke et særskilt fysisk arkiv.
9. Hvem får adgang?
Adgang til klientoplysninger begrænses til personer hos Epi-Center, der har et arbejdsbetinget behov. Oplysninger kan blive behandlet af leverandører, der leverer relevante systemer på Epi-Centers vegne, herunder EasyPractice. Oplysninger deles også, hvis Epi-Center er retligt forpligtet til det.
10. Behandlingsgrundlag
Almindelige oplysninger ved direkte aftaler
Når du selv booker, kontakter Epi-Center om en ydelse eller indgår en direkte aftale med os, behandler vi de almindelige personoplysninger, der er objektivt nødvendige for at indgå eller opfylde aftalen. Det kan for eksempel være navn, kontaktoplysninger, booking, praktisk kommunikation og betaling. Grundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Almindelig administration i virksomhedsforløb
Når din arbejdsgiver har købt et virksomhedsforløb, behandler Epi-Center et minimum af almindelige personoplysninger til planlægning, kontakt og deltagelseslogistik. Grundlaget er Epi-Centers legitime interesse i at kunne administrere og levere det aftalte forløb efter en dokumenteret interesseafvejning, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. Dette grundlag omfatter ikke helbredsoplysninger.
Helbredsoplysninger
Behandling af helbredsoplysninger bygger på dit udtrykkelige samtykke efter artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 9, stk. 2, litra a. Det kan omfatte relevante svar i et sikkerhedsskema, Baseline og Re-check, oplysninger om smerte eller spænding, stress eller belastning, søvn eller restitution, kropsområde, funktion samt relevante behandlingsnotater og andre helbredsoplysninger til dit individuelle forløb.
I de relevante sikkerhedsskemaer skal du aktivt bekræfte samtykket og selv vælge datoen i et obligatorisk datofelt, før skemaet kan indsendes. EasyPractice gemmer det udfyldte skema, samtykketeksten, den valgte dato og tidspunktet for indsendelsen sammen med den relevante klient. Dette er dokumentation for arbejdsgangen, ikke en digital eller kryptografisk underskrift.
Samtykket er frivilligt. I et virksomhedsforløb er deltagelse i den individuelle session frivillig, og arbejdsgiveren kan ikke give samtykke på medarbejderens vegne, kræve helbredsoplysninger udleveret til sig eller få automatisk adgang til sikkerhedsskema, Baseline, Re-check, behandlingsnotater eller anden klientdokumentation.
Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at skrive til info@epi-center.dk. Tilbagetrækningen har virkning for fremtidig behandling og ændrer ikke lovligheden af den behandling, der allerede er sket. Epi-Center vurderer herefter, hvilken fremtidig behandling og opbevaring der skal ophøre. Oplysninger slettes ikke automatisk i alle tilfælde, hvis et andet selvstændigt og gyldigt grundlag kræver fortsat opbevaring.
11. Opbevaring og sletning
Relevante Baseline- og Re-check-oplysninger kan indgå i den fortsatte klientdokumentation i EasyPractice.
Klientoplysninger i EasyPractice er omfattet af Epi-Centers automatiske oprydning. En klient slettes som udgangspunkt automatisk efter 6 års inaktivitet. Inaktivitet betyder, at der i perioden ikke har været registreret relevant aktivitet, herunder aftaler, journalindlæg, fakturaer, klippekort, systemkommunikation via e-mail eller SMS eller anden relevant aktivitet i klientens EasyPractice-optegnelser. Relevant aktivitet afbryder inaktivitetsperioden.
Før automatisk sletning modtager Epi-Center et varsel. Epi-Center kan herefter gennemgå den konkrete sag og annullere sletningen, hvis der fortsat er et sagligt og dokumenteret behov for at opbevare oplysningerne.
Den automatiske oprydning understøtter Epi-Centers arbejde med dataminimering og opbevaringsbegrænsning. Reglen gælder klientoplysningerne i EasyPractice og betyder ikke, at enhver enkelt oplysning nødvendigvis opbevares i seks år.
12. Dine rettigheder
Du kan kontakte Epi-Center og bede om indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, samt få urigtige oplysninger rettet. Afhængigt af situationen kan du også have ret til sletning, begrænsning, indsigelse eller dataportabilitet. Rettighederne gælder ikke uden undtagelser, og en konkret anmodning bliver derfor vurderet efter de gældende regler.
Hvis behandlingen bygger på samtykke, kan du trække samtykket tilbage ved at skrive til info@epi-center.dk. Hvis behandlingen bygger på en interesseafvejning, kan du gøre indsigelse, hvorefter vi vurderer din konkrete situation.
13. Klage til Datatilsynet
Du kan klage over behandlingen af dine personoplysninger til Datatilsynet. Vi anbefaler, at du først kontakter Epi-Center, så vi kan forsøge at afklare spørgsmålet.
14. Kontakt
Epi-Center ApS
Vestergade 35
4850 Stubbekøbing
Danmark
E-mail: info@epi-center.dk
Telefon: +45 61 47 37 27
Web: https://epi-center.dk